「まず結論を申し上げます」「次にご説明いたしますが」「最後に補足させていただきます」
ビジネスの現場でよく耳にするこれらのフレーズ。
使い方を間違えると、かえって分かりにくい説明になってしまいます。
私は新入社員研修の講師として、毎年200名以上の若手社会人に文章作成の指導を行っています。
そこで最も多い質問が、この「まず」「次に」「最後に」の使い分けについてです。
この記事では、10年の指導経験から得た実践的なコツを、具体例を交えてお伝えします。
よくある3つの失敗パターンと対処法
文章作成の研修で受講者から最もよく質問される内容が、接続詞の使い方です。
特に次の3つのパターンは、ベテラン社員でも思わず陥ってしまいがちな失敗例です。
これらの対処法を知っておくことで、文章の質は大きく向上します。
「まず」で始めたのに「次に」が出てこない
新入社員のKさんが作成した企画書を添削した時のことです。
「まず売上目標についてご説明します。当社の今期の目標は前年比120%となっています。この目標を達成するために、既存顧客への深耕営業を強化します」
「まず」と書いた以上、読み手は「次の展開」を期待します。
しかし、その後の展開が示されないまま文章が進んでいきました。
改善例
「まず売上目標についてご説明します。当社の今期の目標は前年比120%となっています。次に、この目標達成のための具体策をご提案します。既存顧客への深耕営業に加え、新規開拓にも注力していきます」
「次に」を連発して論点が散漫になる
中堅社員のMさんのプレゼン資料でよく見られた例です。
「次に、営業部門の状況です。次に、製造部門の課題です。次に、システム部門の取り組みです」
同じ接続詞の連発で、各トピックの関係性が分かりにくくなっています。
改善例
「次に、各部門の現状について報告します。まず営業部門では…続いて製造部門の課題として…さらにシステム部門では…」
「最後に」の後にまた新しい話題を出す
ベテラン社員でもよくある失敗です。会議での発言を書き起こすと、こんな具合になっています。
「最後に今後のスケジュールをご説明します。…そして、もう1点補足させていただきます」
「最後に」と言っておきながら、さらに話を続けると、聞き手の印象に残りにくくなります。
改善例
「次に今後のスケジュールをご説明します。…最後に、本日のポイントを整理させていただきます」
場面別：効果的な使い分けのコツ
実際のビジネスシーンでは、文書の種類によって接続詞の使い方を変える必要があります。
ここでは、日常的によく使う文書での具体的な活用方法をご紹介します。
私自身の経験から得た、すぐに実践できるテクニックをお伝えしていきます。
ビジネスメールでの使い方
新入社員時代、私は上司から「メールの書き方が分かりにくい」と指摘されました。
その時に教わった鉄則が、「3行ルール」です。
具体例：案件の進捗報告メール
まず、先週ご依頼いただいた見積書について、本日クライアントへ送付完了しました。
次に、打ち合わせの日程調整状況ですが、候補日を3案提示し、現在先方の都合を確認中です。
最後に、プロジェクトメンバーの確保について、人事部と調整を始めております。要点を3つに絞り、各項目の関係性を明確にすることで、読み手は必要な情報を素早く把握できます。
企画書・提案書での活用法
文章を書くのが苦手だった私が、上司から教わった「企画書の黄金パターン」をご紹介します。
基本の流れ
- まず：現状分析と課題提起
- 次に：具体的な提案内容
- 最後に：期待される効果
この構成を意識することで、説得力のある文章が自然と書けるようになりました。
報告書・議事録での実践例
新人時代、議事録作成で苦労した経験から編み出した、シンプルな3ステップ方式です。
- まず：決定事項の明確化
- 次に：検討過程の説明
- 最後に：今後のアクション
上級者向け：さらに文章力を上げるテクニック
基本的な使い方を押さえたら、さらに表現の幅を広げていきましょう。
私が研修で「上級編」として紹介している内容をご説明します。
特に、シーンに応じた表現の使い分けは、文章の品質を大きく左右するポイントとなります。
類似表現を使いこなす
「まず」「次に」「最後に」以外にも、状況に応じて使える表現があります。
私の経験では、文書の性質によって使い分けることで、より適切な印象を与えることができます。
例えば、取締役会向けの報告書では「第一に」「第二に」「第三に」という形式的な表現を使い、社内の業務連絡では「はじめに」「続いて」「さらに」といった柔らかい表現を選びます。
顧客向けのメールでは、「最初に」「その次に」「最後に」など、親しみやすい表現も効果的です。
段落の接続を自然にする
文章講師として強調している点ですが、必ずしもこれらの接続詞を使う必要はありません。
文脈から関係性が明確な場合は、あえて省略することで文章の流れが自然になることもあります。
まとめ：明日から使える実践ポイント
この記事での要点を整理しておきましょう。
特に重要なのは、「まず」を使ったら必ず「次」の展開を示すこと、同じ接続詞の連発を避けて類似表現を使い分けること、そして「最後に」の後には新しい話題を出さないことです。
これらのポイントを意識するだけで、文章の読みやすさは格段に向上します。
