「辞退」と「欠席」はどちらも「行かない」「参加しない」という意味で使われますが、ニュアンスと使える場面が少し違う言葉です。
ビジネスメールでは、この使い分けひとつで
- 丁寧に見える
- 角が立ちにくい
- 相手への配慮が伝わる
といった差が出るため、できれば正しく使い分けたいところです。
この記事では、辞退と欠席の意味の違い・使い分け・例文をセットで解説します。
👉送別会を断るときの「メール例文」を探している方は、文例サイトの記事も参考になります。
➡自分の送別会を断るメール例文（ビジネス向け）（準備中）
➡自分の送別会を断るメール例文（一般向け）（準備中）
「辞退」とは？意味をわかりやすく言うと
辞退（じたい）とは、勧められたこと・申し出されたことを、遠慮して断ることです。
ポイントは、ただ「行かない」ではなく、
✅「申し訳ないが、今回は遠慮してお断りする」
という 丁寧さ・へりくだりが含まれることです。
「辞退」がよく使われる場面
- 送別会への参加を断る
- 会食への誘いを断る
- 依頼（取材、登壇など）を断る
- 内定・内諾を断る（内定辞退）
「欠席」とは？意味をわかりやすく言うと
欠席（けっせき）とは、出席すべき場に出ないこと（出られないこと）を表します。
こちらは「断る」というより、出席できないという“事実”の表現に近い言葉です。
「欠席」がよく使われる場面
- 会議を欠席する
- 朝礼・研修を欠席する
- 学校行事を欠席する
- 社内イベントを欠席する
「辞退」と「欠席」の違いは？結論：丁寧さとニュアンスが違う
結論から言うと、違いはこう整理するとわかりやすいです。
辞退＝“誘い・申し出”を丁寧に断る
- 相手が企画してくれた
- 招待してくれた
- 配慮してくれた
→ その気持ちを受け止めた上で、断る
欠席＝“出席できない”という事実を伝える
- 出席することが前提の場
- 参加の可否を知らせる必要がある
→ ビジネス的に淡々と伝える
ビジネスではどっちが丁寧？迷ったら「辞退」が無難
もし迷ったら、ビジネスの断りメールでは
✅ 辞退の方が丁寧で角が立ちにくい
ことが多いです。
特に以下のような場面では「欠席」より「辞退」をおすすめします。
- 送別会
- 歓迎会
- 飲み会
- 会食
- 懇親会
- 祝賀会
相手が準備してくれている場は、「欠席します」だと少し事務的に見えることがあるためです。
「辞退」と「欠席」の使い分け例（判断の目安）
「辞退」を使うと自然なケース
- ご招待いただいたが参加しない
- 気持ちはありがたいが遠慮したい
- 相手の好意に対して配慮したい
例）
- 送別会は辞退させていただきます
- 今回のお誘いは辞退いたします
「欠席」を使うと自然なケース
- そもそも出席が前提の行事
- 参加可否の連絡が必要
- 会社の手続きとして伝える
例）
- 明日の会議は欠席いたします
- 本日の研修は欠席させていただきます
【例文】「辞退」を使った丁寧な文例（送別会・会食向け）
例文1：送別会を辞退する（丁寧・定番）
お心遣いありがとうございます。
大変恐縮ですが、都合により今回は送別会を辞退させていただきます。
例文2：理由をぼかして柔らかく断る
お誘いいただきありがとうございます。
あいにく予定が入っており、今回は辞退させていただきます。
👉「あいにく／生憎」の表記で迷う方はこちらもどうぞ。
➡「あいにく」「生憎」の違い・使い分け（準備中）
例文3：相手を立てつつ丁寧に
このたびはお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、今回は辞退いたします。
例文4：送別会を断るが感謝を強めたい
送別会のご配慮をいただき、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、事情により今回は辞退させていただけますと幸いです。
「恐れ入りますが／恐縮ですが」の使い分けも確認しておくと、メールがより自然になります。
👉「恐れ入りますが」「恐縮ですが」の違い・使い分け
【例文】「欠席」を使った文例（会議・研修向け）
例文1：会議を欠席する（業務メール）
お疲れさまです。
誠に申し訳ございませんが、本日の会議は欠席いたします。
例文2：欠席＋代替の姿勢も見せる
恐れ入りますが、本日の打ち合わせは欠席いたします。
議事録を共有いただけますと助かります。
例文3：社内向け（少し簡潔）
本日の朝礼は私用のため欠席します。
よろしくお願いいたします。
「辞退します」「欠席します」は失礼？丁寧にするならこう言う
文章をより丁寧にしたい場合は、語尾を整えるだけでも印象が変わります。
丁寧さを上げたいとき
- 辞退します → 辞退いたします
- 欠席します → 欠席いたします
- 行けません → 参加が難しい状況です／都合がつきません
ただし、何でもかんでも固くしすぎると、距離を感じさせることもあるため、相手との関係性に合わせましょう。
断り文でよく使う「遠慮させていただきます」が失礼にならないか不安な方は、こちらも参考になります。
👉「遠慮させていただきます」は失礼？意味・使い方・言い換え（準備中）
送別会の場合は「欠席」より「辞退」が好印象になりやすい
送別会は、誰かが時間を作り、店を予約し、会費を調整してくれることが多い場です。
そのため、メールの表現としては
✅ 送別会：辞退
✅ 会議：欠席
と覚えておくと、使い分けに迷いにくくなります。
まとめ｜辞退＝丁寧に断る、欠席＝出ない事実を伝える
最後にもう一度まとめです。
- 辞退：誘い・好意を丁寧に断る
- 欠席：出席できない事実を伝える
- 送別会や会食は 「辞退」 が角が立ちにくい
- 会議や研修は 「欠席」 が自然
送別会などの断りメールでは、この使い分けだけで文章が整います。
迷ったときは「相手が準備してくれている場かどうか」で判断するのがおすすめです。
